1. Le principe : un seul fichier pour tout
Toutes les opérations du partenariat sont regroupées dans UN SEUL fichier Google Sheets partagé entre SOLUSTOC et LFDMS :
- 🛒 les achats en commun (co-investissements),
- 💰 les ventes en commun,
- 📦 les dépôts-vente (marchandise SOLUSTOC vendue par LFDMS).
Chaque opération est suivie par son N° de dossier (ex. SST-2026-90). Ce numéro est la clé : on le retrouve dans tous les onglets.
2. La seule chose à faire chaque lundi : la saisie des ventes
📅 D'abord, une seule fois : saisir la date du 1er jour de mise en vente, sur la ligne S1.
Dans la colonne « Dates », la cellule bleue de la ligne S1 attend la date du jour où les lots sont mis en rayon. Dès qu'elle est saisie, les dates de toutes les semaines suivantes (S2, S3…) s'affichent automatiquement, et le cycle de vente (60 ou 90 jours selon le lot) démarre à partir de ce jour-là.
Tant que cette date n'est pas renseignée : le tableau affiche une alerte rouge et le mail du lundi le signale.
Ensuite, chaque lundi matin, renseigner le chiffre d'affaires de la semaine écoulée pour chaque lot. Cela prend 2 minutes.
- Ouvrir le fichier et cliquer sur l'onglet 🔒 SAISIE VENTES (en bas de l'écran).
- Repérer la ligne de la semaine qui vient de se terminer (colonne « Dates »).
- Saisir le CA HT vendu dans la cellule bleue de chaque lot.
- S'il n'y a eu aucune vente dans la semaine : mettre 0 (ne pas laisser vide).
| 🟦 Cellule bleue ligne S1 (Dates) | Date du 1er jour de mise en vente — à saisir une seule fois. Tout le calendrier en découle. |
| 🟦 Cellules bleues (CA) | À remplir chaque lundi : CA HT de la semaine, pour le lot de la colonne. |
| ⏳ « saisir la date en S1 » | S'affiche dans la colonne Dates tant que la date de mise en vente n'est pas saisie. |
| ⬛ Cellule grise | Ne rien mettre : hors cycle de vente de ce lot (son cycle est plus court). |
| 🔒 Cadenas | L'onglet est protégé : seules les cellules bleues sont modifiables, impossible de casser quoi que ce soit. |
3. Mails automatiques de rappel
Le système envoie des e-mails automatiques — ce n'est pas une personne qui les écrit :
| Quand | Quoi |
|---|---|
| Lundi 8h00 | Rappel de saisie avec le lien direct vers l'onglet SAISIE VENTES. |
| Du mardi au vendredi 9h00 | Si la semaine écoulée n'est pas saisie : relance envoyée chaque jour, jusqu'à ce que la saisie soit faite. |
| Le 1er de chaque mois 9h00 | Récapitulatif des paiements dus de part et d'autre, envoyé aux deux parties. |
👉 Pour ne plus recevoir de relances : il suffit de faire la saisie du lundi. 😉
4. Comprendre le DASHBOARD (onglet 📊)
L'onglet 📊 DASHBOARD donne l'image complète du partenariat. Il se met à jour automatiquement chaque matin à 7h (ou via le menu 🤝 SAM-LFDMS → 🔄 Rafraîchir). On ne le modifie jamais à la main.
Les 6 indicateurs du haut
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| 🛒 Achats communs (CO-INVEST) | Total des achats réalisés à deux (chacun finance une part). |
| 💰 Ventes communes | Total HT des ventes réalisées sur les opérations communes. |
| 📦 Lots en dépôt-vente | Nombre de lots SOLUSTOC actuellement en vente chez LFDMS. |
| 🏷️ Valeur achats dépôt | Valeur d'achat (frais engagés) des lots en dépôt. |
| 🟢 Dû à SOLUSTOC (minimum) | Somme due à SOLUSTOC : factures en attente + plancher des dépôts-vente. « Minimum » car la part 50/50 des bénéfices augmente au fil des ventes saisies. |
| 🟠 Dû à LFDMS | Somme due à LFDMS (ex. quand LFDMS a avancé les fonds d'un achat commun). |
📦 Cycles de vente — dépôts
Le cycle de vente de chaque lot démarre à sa DATE DE MISE EN VENTE effective en magasin (saisie dans l'onglet SAISIE VENTES) — pas à la date de livraison ni de signature du contrat. C'est à partir de ce jour-là que se comptent les 60 ou 90 jours du calendrier contractuel.
Pour chaque lot en dépôt, le tableau affiche :
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Livré le | Date de réception de la marchandise chez LFDMS. |
| Mise en vente | Date à laquelle le lot a réellement été mis en rayon (saisie dans SAISIE VENTES) — point de départ du cycle. Affiche « NON RENSEIGNÉE » en rouge tant qu'elle n'est pas saisie. |
| Jour actuel | Position dans le cycle (ex. J39 / 60 = 39e jour sur 60). |
| Phase | Tarif applicable selon le calendrier du contrat : Plein tarif, puis Promo -50%, puis Liquidation -75%. |
| Fin de cycle | Date du bilan final. Les invendus sont alors rachetés par LFDMS au prix forfaitaire prévu au contrat, règlement sous 8 jours. |
| Jours restants | Compte à rebours avant la fin du cycle. La ligne passe en orange à moins de 14 jours, en rouge quand le cycle est terminé. |
💡 Détail des sommes dues
Ligne par ligne, avec le N° de dossier : qui doit quoi à qui, et pourquoi. Les deux colonnes (côté SOLUSTOC / côté LFDMS) rendent la situation transparente pour tout le monde.
🚨 Alertes
| Alerte | Signification |
|---|---|
| ⚠️ Saisie ventes non faite | La semaine écoulée n'a pas été renseignée dans SAISIE VENTES → des relances mail partent chaque jour. |
| 🔴 Paiement en retard | Une somme due a dépassé sa date limite (convention : règlement sous 5 jours ouvrables après encaissement). |
| 📨 Facture à envoyer | Une facture prévue n'a pas encore été émise. |
| 💶 Dépôt-vente — dû minimum | Rappel du plancher dû sur les lots en dépôt et de son mode de calcul. |
| ⏳ Fin de cycle proche | Moins de 14 jours avant la fin du cycle d'un lot : dernière ligne droite pour vendre avant le rachat des invendus. |
| 🏁 Cycle terminé | Le cycle d'un lot est arrivé à son terme : bilan final à faire, rachat des invendus et règlement sous 8 jours. |
🕒 10 dernières opérations
Les opérations les plus récentes, tous types confondus (achats communs et dépôts-vente), avec leur N° de dossier, montant et statut.
5. Les onglets du fichier
| Onglet | Rôle | Qui le remplit |
|---|---|---|
| 📊 DASHBOARD | Vue d'ensemble (indicateurs, alertes, dernières opérations) | Automatique |
| 🔒 SAISIE VENTES | CA hebdo des lots en dépôt-vente | LFDMS — chaque lundi |
| SUIVI DOSSIER | Fiche détaillée d'un dossier (saisir son N° en haut) | SOLUSTOC |
| OPERATIONS | 1 ligne = 1 opération (achat commun ou dépôt-vente) | SOLUSTOC |
| VENTES | Détail des ventes des opérations communes | SOLUSTOC |
| PAIEMENTS DUS | Suivi des sommes dues entre les parties | SOLUSTOC |
| CORRESPONDANCES | Trace des échanges importants (mail, téléphone…) | SOLUSTOC |
| CONTRATS | Liste et statut des contrats signés | SOLUSTOC |
6. Lexique
| N° dossier (SST-…) | Identifiant unique d'une opération, utilisé partout dans le fichier. |
| CO-INVEST | Achat en commun : chaque partie finance une part du lot, les ventes et bénéfices sont partagés. |
| DEPOT-VENTE | Marchandise SOLUSTOC mise en vente chez LFDMS. SOLUSTOC récupère d'abord ses frais sur les ventes, puis le bénéfice restant est partagé 50/50. |
| CA HT | Chiffre d'affaires hors taxes (montants vendus, hors TVA). |
| Frais prioritaires | Montant (achat + transport) que SOLUSTOC récupère en premier sur les ventes d'un lot en dépôt, avant le partage des bénéfices. |
Une question, un doute, une cellule bloquée ?
📧 contact@solustoc.com — Brice RAMIS, SOLUSTOC